Account su WhatsApp Business: cosa significa, cosa cambia e come impostarlo

Vuoi settare un account business su WhatsApp? Cos'è e come funziona? Segui le indicazioni per convertire il tuo profilo in un account per imprese.
Indice

Se gestisci un’attività online o nel mondo reale saprai molto bene quanto sia importante la comunicazione con i tuoi clienti per gestire le loro richieste di assistenza i loro ordini.

I canali di comunicazione sono molteplici, ma negli ultimi anni ti sarai anche reso conto che un player è entrato nel settore e ha portato la sua applicazione ad essere usata da oltre 2 miliardi di utenti, come riferito anche in questo articolo: stiamo parlando di WhatsApp, che sicuramente già utilizzi nella vita di tutti i giorni per chattare e comunicare con amici e famigliari.

Magari lo hai già implementato anche nella tua azienda come alternativa ai principali strumenti di assistenza alla clientela, questione sulla quale abbiamo anche dedicato un interessante articolo sul nostro blog che ti consigliamo di leggere. 

Sia chiaro, le mail e le comunicazioni formali hanno comunque sempre il loro peso e con un CRM dotato di strumenti di marketing automation sarai sempre in grado di rimanere in contatto con i tuoi clienti affezionati e proporre loro le tue offerte, ma un canale di comunicazione più immediato e vicino all’utente ti permette al contempo di essere anche più rapido ed efficiente nel rispondere alle richieste di assistenza.

È proprio qui che entra in gioco WhatsApp che permette alle aziende e agli imprenditori di creare un account business per gestire i rapporti con la clientela della propria attività. Nelle prossime righe del nostro articolo cercheremo così di approfondire la questione, vedendo insieme che cosa significa avere un account business su WhatsApp, cosa comporta il passaggio, le differenze con un account tradizionale e come attivarlo.

Cosa comporta passare ad un account business su WhatsApp?

Il passaggio ad un account business su WhatsApp non comporta particolari variazioni a livello di interfaccia o di usabilità dell’app, anche se, come vedremo nel prossimo paragrafo, ti darà la possibilità di accedere ad alcune funzionalità aggiuntive molto interessanti per automatizzare e semplificare la comunicazione. Tutto questo sarà ancora più facile, ad esempio, utilizzando un tool come Chaty che ti permetterà di gestire tutti i canali di comunicazione (come Messenger, Telegram e WhatsApp) all’interno di un unico software.

Possiamo quindi semplificare la questione affermando che il passaggio è particolarmente semplice, non comporta alcun rischio e alcuna variazione all’applicazione per come sei abituato ad utilizzarla da privato, ma metterà a tua disposizione una serie di strumenti molto interessanti di cui difficilmente riuscirai a fare a meno dopo averli provati.

Elemento a margine molto importante che dovresti però comprendere prima di procedere con la creazione di un account business: un numero telefonico può essere abbinato ad un solo account di WhatsApp. Per questo motivo, se desideri passare a business dovrai rinunciare al tuo vecchio account di WhatsApp, a meno che decida di farlo con un nuovo numero telefonico.

Per il resto non ci sono particolari limitazioni o soglie d’accesso, ma solamente una serie di funzioni molto interessanti che dovresti provare.

Differenze tra un account business ed uno normale?

Le differenze tra un account business ed uno normale, o per utilizzo da privato, risiedono nelle funzionalità aggiuntive che WhatsApp mette a tua disposizione.

La prima riguarda la possibilità di creare un profilo professionale o aziendale. Qui potrai inserire l’indirizzo della tua sede fisica, che verrà poi anche registrato su Maps di Google, l’indirizzo email principale, il sito web (se non ne hai uno potresti leggere anche il nostro articolo relativo ai migliori programmi per crearlo) e gli orari di apertura dell’attività.

In aggiunta hai anche la possibilità di inserire un breve messaggio per presentare la tua attività, il logo o l’immagine del profilo, prodotti o servizi che vengono offerti e i link di collegamento ai social media aziendali.

Tutto questo è possibile farlo nel momento della creazione dell’account e potrai anche modificare i dati in un secondo momento. Fai molta attenzione al nome dell’attività: una volta inserito è l’unico dato che non può essere cambiato in una fase successiva.

Passiamo poi alla funzionalità che ti permette di creare dei messaggi predefiniti per rispondere velocemente a delle domande che i tuoi clienti fanno con maggiore frequenza. In questa sezione potrai quindi inserire le risposte che normalmente dai ai tuoi clienti su precise tematiche, come ad esempio i prezzi di un determinato servizio, l’indirizzo della pagina del tuo sito web per contattarti via email o magari il modulo d’ordine. 

Per inviare tali messaggi dovrai semplicemente poi cliccare sul tasto “Allega” mentre usi la chat e selezionare così la risposta desiderata, oppure usare lo shortcode con il carattere “/” seguito dalla parola chiave che identifica la risposta rapida che hai scelto in precedenza. 

Molto interessante anche la possibilità di inserire un messaggio automatico di risposta che viene inviato all’utente nel caso ti contattasse al di fuori dell’orario di apertura della tua attività. In questo caso potrebbe essere una mossa intelligente indirizzarlo ad un apposito form sul tuo sito web per contattarti via email.

Anche la gestione delle chat sugli account business è molto più efficace, specialmente se i clienti ti contattano tramite il sito web e non hai il loro numero in memoria. In questo caso potrai sfruttare la funzione denominata “Etichette” che ti permette di creare fino a 20 tag da assegnare alle chat in modo da tenerle in ordine.

Un esempio di etichetta potrebbe essere quella che identifica un nuovo cliente, quella che tagga una richiesta di assistenza o anche quella che segnalerà un ordine da un cliente ricorsivo. In questo modo sarà molto semplice per te e i tuoi collaboratori muoverti all’interno delle chat velocemente, anche se non hai salvato in memoria il numero di telefono dei tuoi clienti.

Abbiamo inoltre appena parlato di contatto tramite il sito web aziendale e questo può avvenire sia se inserisci un plugin dedicato (per WordPress ce ne sono davvero tantissimi) sia se sfrutti la funzione degli account business per la creazione di un “link diretto”. Il link diretto di WhatsApp permette a tutte le persone che lo cliccano di accedere direttamente alla chat, siano essi clienti, fornitori o collaboratori.

In aggiunta potresti anche sfruttare questa funzione per dare accesso alla chat business del servizio clienti tramite QR code, sfruttando magari uno degli strumenti che abbiamo anche recensito sul nostro blog. In questo modo potrai ad esempio inserire un QR code nel caso spedissi prodotti con un ecommerce in modo da semplificare le richieste di assistenza da parte dei tuoi clienti, aumentandone così il grado di soddisfazione.

L’ultima funzionalità particolarmente interessante che differenzia un account business da uno normale è quella relativa al catalogo dei prodotti o dei servizi della tua azienda. Su WhatsApp Business potrai infatti creare un vero e proprio catalogo sul modello di un ecommerce e inserire fino a 500 prodotti o servizi che un utente potrebbe acquistare.

In questa sezione potrai anche creare delle categorie di prodotto, inserire il titolo e la descrizione, oltre che magari un link verso la pagina dedicata sul tuo sito web. Così facendo darai la possibilità a chi ti contatta di scoprire eventuali prodotti o servizi che non aveva ancora visionato tramite gli altri canali aziendali.

Particolarmente interessante anche la possibilità di sfruttare il carrello integrato nell’app nativamente, così che il cliente possa fare un ordine direttamente tramite WhatsApp. Allo stesso modo diventa anche molto efficace per il tuo marketing la possibilità di condividere con un solo click il prodotto con altri utenti direttamente su WhatsApp o sui principali social media.

Come impostare un account business su WhatsApp?

Arrivato a questo punto avrai già compreso quanto possa essere efficace un account business su WhatsApp per la tua attività e vediamo quindi come impostarlo.

Per prima cosa dovrai scaricare l’applicazione ufficiale WhatsApp Business, disponibile sia dal Play Store per Android che dall’App Store di Apple. A questo punto, dopo aver letto e accettato i termini di servizio, dovrai registrarti con il tuo numero di telefono, previa verifica tramite sms.

Nel caso in cui avessi già usato WhatsApp con l’applicazione di base da privato, niente paura: verrà chiaramente disconnessa in quanto, come affermato in precedenza, potrai usare su un solo numero o l’account normale o quello business. La buona notizia è che le tue chat e i tuoi contatti verranno importati automaticamente nel tuo nuovo account business.

A questo punto dovrai andare sulle “Impostazioni”, cliccare su “Strumenti Aziendali” e iniziare a inserire tutti i dati di cui abbiamo parlato in precedenza partendo dalla voce “Profilo Aziendale”. Cerca di compilare tutto in ogni minimo dettaglio, in modo da rendere subito l’app molto efficiente per aiutarti nelle tue comunicazioni con i clienti.

Se desideri avere l’app a disposizione sul tuo desktop, la configurazione è la medesima di quella che magari avevi già eseguito per il tuo account normale. Ti basterà scaricare l’applicazione WhatsApp Business per desktop, accedere dalle impostazioni alla sezione “Dispositivi Collegati” ed inquadrare il QR code che compare a monitor davanti a te. In questo modo l’app si sincronizzerà molto rapidamente anche con quella che hai installato su pc, in modo da essere ancora più veloce se la usi mentre stai lavorando.

Ti ricordiamo infine che WhatsApp Business è uno strumento totalmente gratuito e potrai utilizzarlo facilmente sia da mobile che da desktop. 

D’altro canto, prima di scegliere quest’app come strumento di comunicazione predefinito per rispondere ai tuoi clienti, dovresti anche sapere che ci sono alcune piccole limitazioni. La prima riguarda i messaggi automatici, che possono essere totalmente personalizzati ma non ti permettono di inserire automaticamente il nome del destinatario.

Devi anche tenere presente che, nel caso avessi più collaboratori che si occupano del servizio clienti, l’app può essere utilizzata su un massimo di 5 dispositivi differenti e senza alcun accesso personalizzato.

Prima di salutarci per oggi, ti vogliamo anche segnalare due accorgimenti molto importanti. Il primo riguarda le dinamiche di comunicazione con il cliente: le funzionalità sono davvero molte e potresti essere interessato ad implementare subito WhatsApp Business nella tua attività, ma ricorda che si tratta di un canale di comunicazione che lascia intendere rapidità. Se utilizzi questo strumento devi garantire dei tempi di risposta mediamente rapidi per evitare di lasciare il tuo cliente insoddisfatto.

Il secondo elemento molto importante che devi tenere in considerazione è che si tratta di uno strumento dedicato all’inbound. Questo significa che potrai utilizzarlo per rispondere a chi ti contatta, ma non per inviare massivamente promozioni ed offerte ad una lista, in quanto rischieresti di essere segnalato come spammer e vedere la tua app e il tuo account bloccati.

Ora che hai compreso fino in fondo quali sono le opportunità offerte dall’applicazione non ti resta che implementarla immediatamente se ritieni che ti potrà essere utile e vedere immediatamente quali benefici è in grado di offrire ai tuoi clienti e al tuo business. 

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Valerio Tesi

Freelance specializzato in copywriting, SEO on page e off-page, grande appassionato di marketing, advertising e automation. Ama studiare ed evolvere il suo pensiero per riuscire a trovare le migliori soluzioni possibili per sviluppare strategie digitali che portino traffico e vendite ai siti web.

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