Anche a te, molto probabilmente, sarà capitato di dover lavorare in team.
Certo, collaborare con più colleghi per raggiungere un obiettivo comune ha sicuramente molti lati positivi: mettere insieme le idee, esperienze e personalità di ognuno per poter creare qualcosa di bello, ad esempio.
Eppure… non è tutto rose e fiori!
Lavorare in team, infatti, può spesso diventare un vero e proprio incubo logistico: anche se i colleghi vanno d’amore e d’accordo, dover gestire diverse persone che lavorano nello stesso momento a più progetti si rivela spesso una sfida davvero difficile.
Oggi a chi toccava postare su Facebook? Puoi approvarmi l’articolo che ho scritto? Oh, vedi che ti sei dimenticato di rispondere alla mail di quel cliente!
Dubbi e problemi del genere sono sicuramente all’ordine del giorno in ogni team. E se la gestione del lavoro diventa troppo difficile, ciò potrebbe avere un impatto anche sulle prestazioni della squadra, in quanto un team poco organizzato lavorerà sicuramente in modo meno efficiente.
Se anche tu lavori in gruppo e ti piacerebbe organizzare meglio i vari compiti ed avere sempre un quadro chiaro dei progressi e degli obiettivi da raggiungere, oggi vogliamo presentarti gli 8 migliori software di Project Management.
Siamo certi che, grazie a questi strumenti, lavorare in squadra diventerà davvero un gioco da ragazzi!
Asana
Se cerchi un software completo e semplice da utilizzare per tenere traccia degli obiettivi a lungo termine e dei task quotidiani del tuo team, non possiamo che raccomandarti Asana, uno dei tool di project management più utilizzato dalle aziende di tutto il mondo.
I pro e le caratteristiche principali di Asana
Con Asana potrai dividere le attività e gli obiettivi del tuo gruppo ad assegnarli a specifici membri del team, affinché tutti capiscano immediatamente a cosa devono dedicarsi.
Con la vista temporale, inoltre, avrai immediatamente una panoramica chiara dei progetti: quali sono ancora in corso? Quali sono stati portati a termine, quando, e da chi? In questo modo, tutta la squadra saprà sempre su cosa concentrarsi.
Molto interessante anche la funzione Moduli, grazie alla quale potrai creare uno spazio di lavoro per ogni obiettivo, scegliendo tra oltre 50 modelli diversi sulla base dei compiti da svolgere. Solo le persone da te selezionate avranno accesso al modulo creato, e potrai anche impostare delle regole per automatizzare i lavori ripetitivi quali l’assegnazione dei task o l’impostazione delle deadline.
Asana, inoltre, supporta integrazioni con oltre 100 piattaforme diverse: Microsoft Teams, Zoom, Google Calendar, Gmail e OneDrive sono solo alcuni dei tool compatibili con il software.
Ti segnaliamo infine che Asana dispone di utili funzionalità di analisi: potrai creare grafici e resoconti delle attività svolte, utilizzando accattivanti elementi visivi per analizzare (e condividere con il tuo gruppo) successi, problemi o ritardi nei lavori.
I contro di Asana: su cosa dovrebbe migliorare?
Non abbiamo riscontrato particolari problemi nell’utilizzo di Asana.
Tuttavia, ci sembra giusto segnalare che l’applicazione non dispone di una funzione di time tracking: se vuoi sapere, quindi, quanto tempo i membri del tuo team hanno impiegato per portare a termine una specifica attività, sarai costretto ad utilizzare programmi di terze parti.
Le possibilità di esportare dati, inoltre, sono molto ridotte: potrai salvare le informazioni sui tuoi progetti solo in formato .JSON o .CSV, ma non .PDF o Excel.
Quanto costa Asana?
Se sei un singolo o un team molto ridotto, potrai utilizzare Asana gratuitamente con il piano Basic.
Se, invece, il tuo team è più numeroso ed è impegnato in molti progetti diversi, allora probabilmente troverai più utili i piani Premium (a € 13,49 al mese) o Business (a € 30,49 al mese).
Sottoscrivendo un piano annuale, i prezzi saranno leggermente più bassi.
Sito web di Asana: www.asana.com/it
Monday
Sì, lo sappiamo, i lunedì sono un incubo. Ma non lasciarti spaventare dal nome: con Monday, il secondo strumento che ti presentiamo, anche i lunedì più impegnativi diventeranno molto più facili da gestire.
I pro e le caratteristiche principali di Monday
Monday offre uno spazio unico e personalizzabile per gestire ogni aspetto del tuo lavoro. Potrai scegliere modelli e template preimpostati sulla base non solo del tuo specifico settore, ma anche degli obiettivi di cui vuoi tenere traccia (ad esempio gestione progetti, creatività e design, gestione compiti e molto altro).
Avrai la possibilità di creare eventi e progetti diversi, definendo obiettivi, scadenze e compiti per tutti i membri della tua squadra. E se i template disponibili non ti convincono, potrai anche crearne uno nuovo da zero.
Per evitare errori umani e facilitare il lavoro di tutti, inoltre, potrai impostare Automazioni per eseguire automaticamente determinati compiti, ad esempio se vuoi registrare in una particolare sezione della tua area di lavoro ogni candidatura ricevuta su Gmail.
Anche Monday, così come Asana, è compatibile con centinaia di applicazioni esterne, tra cui Teams, Outlook, Slack e Gmail.
Infine, altro punto forte di Monday è senz’altro l’efficientissima assistenza clienti, disponibile 24/7. E, se cerchi risposte ai tuoi dubbi ma non vuoi scrivere una mail, prova a dare un’occhiata ai tutorial o a partecipare ai live webinar: ce n’è uno nuovo ogni giorno!
I contro di Monday: su cosa dovrebbe migliorare?
Anche Monday, purtroppo, non offre funzionalità di time tracking. Inoltre, il tool non consente di tenere traccia della data di inizio e fine dei progetti, aspetto che potrebbe rappresentare un problema per i team che devono seguire deadline diverse per progetti diversi.
Altro piccolo punto a sfavore di Monday è, inoltre, il prezzo: i singoli piani hanno un costo per membro. In altre parole, più numeroso sarà il team, più alto sarà il prezzo del piano.
Quanto costa Monday?
Come accennato, i prezzi di Monday variano a seconda della grandezza del tuo team.
Oltre ad un piano gratuito (Individuale), i piani Basic, Standard e Pro hanno un prezzo rispettivamente di 8, 10 e 16 euro al mese per singolo membro.
Sito web di Monday: www.monday.com
Trello
Il prossimo strumento che vogliamo presentarti è Trello, una delle piattaforme più efficienti e più utilizzate per la gestione del lavoro in gruppo.
I pro e le caratteristiche principali di Trello
La bacheca principale di Trello ti mostrerà tutti gli eventi, i progetti e le scadenze impellenti. Grazie alle liste e alle schede visualizzate in bacheca, ogni membro del team potrà avere accesso ad informazioni dettagliate sui singoli progetti semplicemente cliccando sui loro nomi.
Le diverse modalità di visualizzazione ti consentiranno di tenere traccia dei progressi nella maniera più comoda per te: potrai scegliere tra Timeline, per uno sguardo prolungato nel tempo; Calendario, per tenere traccia degli obiettivi giorno per giorno, o Tabella, per visualizzare gli obiettivi e i risultati da più di una bacheca.
Nelle schede dei singoli progetti avrai la possibilità di gestire le scadenze e fornire feedback al tuo team (o visualizzare i feedback forniti da altri), oltre che assegnare specifici task a singoli utenti.
Grazie a Butler, altra utile funzionalità di Trello, potrai inoltre automatizzare le azioni più comuni e ripetitive, in modo da concentrarti solo sugli aspetti davvero importanti: molto comodo, ad esempio, per spostare liste, mostrare al gruppo le scadenze più vicine o creare pulsanti con comandi personalizzati.
Anche Trello, infine, supporta integrazioni con i più svariati strumenti di lavoro, quali Slack, Dropbox e Google Drive.
I contro di Trello: su cosa dovrebbe migliorare?
L’unico aspetto di Trello che ci ha fatto storcere il naso è il limite per i trasferimenti di file: in altre parole, sebbene sia possibile inviare allegati al tuo team tramite Trello, questi non potranno superare i 100 MB (con il piano Free) o i 250 MB (con il piano Business Class).
Possiamo immaginare, quindi, che molti team che utilizzano Trello non potranno comunque fare a meno di Google Drive…
Quanto costa Trello?
Oltre ai piani a pagamento, Trello offre anche la possibilità di creare un account Free, ideale per singoli e gruppi molto piccoli.
I piani premium sono Business Class (al costo di 10 dollari al mese) ed Enterprise, per i gruppi più numerosi (ad un prezzo di 17,50 dollari al mese). Questi prezzi non sono totali, bensì per singolo membro del gruppo.
Sito web di Trello: trello.com
ClickUp
ClickUp si propone a team e imprese con un obiettivo molto ambizioso: essere un’app per sostituire tutte le altre app. Quindi, se sei alla ricerca di un modo per semplificare il tuo lavoro ed evitare di destreggiarti tra decine di tool diversi, siamo sicuri che ClickUp farà al caso tuo.
I pro e le caratteristiche principali di ClickUp
Le funzionalità più importanti di ClickUp sono 12: lista delle cose da fare, project management, documenti e wikis, fogli di calcolo, e-mail, eventi, promemoria, goal tracking, time tracking, screenshot e registrazioni, gestione delle risorse, commenti e chat.
Ciascuna di queste funzioni si propone di sostituire software, app o programmi esterni dedicati, in modo che il tuo team possa dire addio a tutte le altre piattaforme e lavorare esclusivamente su ClickUp.
Se deciderai di passare a ClickUp, avrai inoltre l’opportunità di importare dati e informazioni da altre piattaforme per la produttività, così da non dover ricominciare da zero.
Il tool consente inoltre di assegnare uno status alle tue liste: se aggiungi un nuovo compito, potrai ad esempio inserirlo nei da fare. Se invece il lavoro è finito, potrai mandarlo in revisione o contrassegnarlo come completato. In questo modo, tutti i membri del team potranno sempre vedere chiaramente a che punto sono i vari progetti.
Con ClickUp potrai anche chattare in tempo reale con i membri del tuo team, direttamente dalla piattaforma. Oltre ai messaggi, potrete condividere link, emoji o allegati.
Infine, ti segnaliamo anche che la piattaforma supporta integrazioni con oltre 1000 software esterni, e che ClickUp è disponibile anche offline scaricando l’applicazione per computer o smartphone.
I contro di ClickUp: su cosa dovrebbe migliorare?
Stavolta dobbiamo proprio arrenderci: nessun difetto rilevato, ClickUp per noi è davvero la piattaforma ideale per il Project Management!
Per completezza, tuttavia, ti segnaliamo che l’applicazione è disponibile solo in inglese.
Quanto costa ClickUp?
ClickUp offre è disponibile in due piani, uno free ed uno a pagamento.
Il piano Unlimited, ad un costo di 5 dollari al mese per membro, ti permetterà di usufruire di tutti i vantaggi della piattaforma senza alcun tipo di limite.
Sito web di ClickUp: clickup.com
Zoho
Se lavori in team o sei semplicemente uno smartworker a tempo pieno, non potrai che adorare Zoho, il quinto strumento che vogliamo presentarti.
Si tratta di una piattaforma con decine di funzionalità diverse per supportarti non solo nel lavoro in gruppo, ma anche nella gestione del lavoro a distanza e dei contatti con i tuoi clienti.
I pro e le caratteristiche principali di Zoho
A seconda delle funzionalità che cerchi, Zoho offre tre piattaforme diverse: Zoho CRM Plus, per gestire i rapporti con clienti e potenziali tali; Zoho Remotely, con moltissime applicazioni web e mobili per i team che lavorano da casa, e Zoho One, la piattaforma più completa delle tre, che si propone come un vero e proprio sistema operativo per il tuo team, per gestire tutte le attività importanti.
Zoho CRM Plus offre diversi vantaggi per avvicinarti al meglio ai tuoi clienti.
Grazie a Zia, la tecnologia di Zoho basata sull’intelligenza artificiale, sarai in grado di prevedere le nuove tendenze, scoprire il momento migliore per contattare un cliente e ritrovare vecchie e-mail e ticket in modo semplice e veloce. Inoltre, potrai identificare automaticamente i lead a maggiore probabilità di conversione.
Zoho CRM Plus offre anche funzionalità di live chat per la tua impresa, per favorire l’interazione tra te e i tuoi clienti.
Inoltre, la tecnologia Blueprint ti consentirà di automatizzare i processi che collegano i team di vendita, marketing e supporto, per lavorare in maniera più agevole e migliorare l’interazione tra i vari reparti della tua azienda, al fine di fornire un servizio clienti migliore.
Naturalmente, la piattaforma sarebbe incompleta senza le numerosissime funzionalità di analisi, come ad esempio le dashboard interattive per valutare in tempo reale l’impatto di ogni decisione aziendale.
Se nell’ultimo anno hai intrapreso anche tu la strada dello smartworking, Zoho Remotely è un utilissimo set di strumenti per rendere più comode e produttive le tue sessioni di lavoro da casa.
Zoho Remotely racchiude decine di app per agevolare il lavoro in team e l’interazione con i tuoi clienti: non solo Zoho Meeting, ma anche WorkDrive, un drive condiviso solo dalla tua squadra, oltre ad Assist e Lens, che ti consentiranno di “raggiungere” virtualmente tuoi dipendenti e i tuoi clienti, per aiutarli in maniera sicura ma efficiente. Sono naturalmente incluse anche app classiche quali Writer, Sheet e Show.
Zoho One, infine, offre oltre 45 applicazioni per gestire ogni aspetto della tua attività: oltre a CRM Plus e Workplace, avrai anche accesso a Finance Plus, una piattaforma finanziaria; People Plus, per la gestione delle risorse umane, e IT Management, per allineare l’IT alle tue attività aziendali.
I contro di Zoho: su cosa dovrebbe migliorare?
Per quanto riguarda gli svantaggi di Zoho, gli utenti hanno evidenziato principalmente un problema: un servizio clienti spesso inefficiente e poco d’aiuto per risolvere problemi nell’utilizzo degli strumenti.
Per il resto, non sono emerse particolari perplessità nell’utilizzo della piattaforma.
Quanto costa Zoho?
Come avrai capito, Zoho offre tre strumenti diversi, con piani e prezzi differenti.
Zoho Remotely è disponibile nei piani Standard (3 euro al mese per utente) e Professional (12,5 euro al mese per utente).
Zoho CRM è disponibile nei piani Standard, Professional, Enterprise e Ultimate, rispettivamente a 14, 23, 40 e 52 euro al mese per singolo utente.
Infine, Zoho One è disponibile a 37 euro al mese (per i dipendenti) o a 90 euro al mese (per gli utenti).
Sito web di Zoho: www.zoho.com
Basecamp
Se dover star dietro a centinaia di conversazioni lavorando a decine di progetti diversi sta mettendo a dura prova la tua sanità mentale, siamo certi che Basecamp, il prossimo strumento che ti presentiamo, potrà aiutarti a gestire in maniera più efficiente ogni aspetto del tuo lavoro.
I pro e le caratteristiche principali di Basecamp
Gli spazi di Basecamp potranno essere divisi sulla base dei singoli progetti, a cui potranno avere accesso solo gli utenti da te designati.
Cliccando su un progetto, leggerai immediatamente le informazioni più importanti: chi partecipa? Quali sono le scadenze? Chi sta facendo cosa, e qual è il tuo compito?
In ogni spazio, i membri potranno scambiare file, immagini, documenti e fogli di lavoro, ed avranno accesso, tra le altre cose, ad una bacheca messaggi, una lista di cose da fare e un calendario condiviso, per tenere sempre traccia delle prossime scadenze.
E se vuoi riappropriarti del tuo tempo libero, con Basecamp potrai scegliere di essere notificato solo nel tuo orario di lavoro. E se qualcuno scrive un messaggio importante di sabato? Nessun problema: Basecamp ti invierà una mail riassumendo le novità più importanti emerse durante la tua assenza.
Vuoi sapere cosa stanno facendo i tuoi colleghi (o i tuoi dipendenti) senza sembrare invadente? Allora sfrutta a pieno la funzione domande automatiche: in questo modo, tutti i membri di uno specifico progetto dovranno rispondere a quesiti scelti da te (ad esempio a cosa lavorerai oggi?), così da avere sempre una panoramica chiara degli impegni di tutti.
Basecamp ti permetterà anche di rafforzare le relazioni con i tuoi colleghi, ad esempio grazie allo spazio Campfire, un luogo virtuale work-free dove scambiare idee e opinioni con il tuo team in merito a tutto, tranne che al lavoro.
I contro di Basecamp: su cosa dovrebbe migliorare?
Anche Basecamp, purtroppo, non dispone di funzionalità di time tracking per tenere traccia del tempo dedicato ai singoli progetti.
Alcuni utenti, inoltre, hanno espresso critiche in merito alle possibilità di personalizzazione piuttosto limitate (ad esempio nello scegliere determinati utenti da silenziare in chat) e all’impossibilità di archiviare specifiche conversazioni.
Quanto costa Basecamp?
Il piano Personal di Basecamp, per gestire fino a 3 progetti con 20 utenti, è completamente gratuito.
Se vuoi sfruttare al meglio tutte le funzionalità di questo innovativo tool, Basecamp Business è disponibile a 99 dollari al mese. Importante segnalare che il prezzo non è da intendersi per singolo utente, bensì è una flat fee che ti consentirà utilizzare tutti i servizi della piattaforma, a prescindere dal numero di utenti.
Sito web di Basecamp: basecamp.com
Personio
Se lavori in ambito HR e cerchi un software per facilitare la gestione di dati, documenti e messaggi, ti suggeriamo di dare un’occhiata a Personio, un innovativo strumento (disponibile completamente in italiano) per la gestione delle risorse umane.
I pro e le caratteristiche principali di Personio
Tanto per cominciare, Personio si propone di aiutarti per il reclutamento del personale, grazie alla possibilità di pubblicare offerte di lavoro in maniera semplice e veloce e automatizzare il processo di reclutamento, prendendo in considerazione solo i candidati migliori per ogni offerta.
Per quanto riguarda la gestione delle risorse umane all’interno dell’azienda, con Personio potrai custodire tutti i documenti del personale in un unico luogo (ad esempio documentazioni digitali o calendari ferie). Il software, inoltre, ti avvertirà all’avvicinarsi di date importanti (ad esempio l’entrata in ferie di un dipendente), in modo da essere sempre sul pezzo e non dimenticare alcun evento.
Molto comode anche le funzioni per il controllo delle retribuzioni, grazie ai processi automatizzati sulla base dei dati personali e transazionali forniti dal personale stesso.
Personio si rivela estremamente utile non solo per gli addetti HR, ma anche per i dipendenti, in quanto questi avranno accesso ad un unico spazio in cui consultare informazioni importanti, caricare documenti e rivedere le proprie richieste, evitando le solite infinite conversazioni via mail.
I contro di Personio: su cosa dovrebbe migliorare?
In generale, possiamo dire di non aver riscontrato particolari problemi nell’utilizzo di Personio.
Seppur possa inizialmente risultare complicato a causa della moltitudine di funzioni, Personio è in realtà una piattaforma estremamente intuitiva e facile da utilizzare.
Quanto costa Personio?
Purtroppo, è un po’ difficile fornire dei costi precisi per l’utilizzo di Personio.
I tre piani disponibili, Essential, Professional ed Enterprise, hanno costi variabili in base alla grandezza del team e alle funzioni desiderate. Sul sito del software è tuttavia possibile calcolare i costi dei singoli piani in base alla propria azienda.
Sito web di Personio: www.personio.it
Plutio
Concludiamo la nostra lista dei migliori software di Project Management con una piattaforma ideale non solo per tenere traccia dei tuoi progetti, ma anche per migliorare le relazioni con i tuoi clienti: stiamo parlando di Plutio, l’ultimo software che vogliamo presentarti.
I pro e le caratteristiche principali di Plutio
Così come gli altri programmi di cui ti abbiamo parlato, anche Plutio offre la possibilità di creare dashboard personalizzate per ogni singolo progetto, spazi di lavoro in cui potrai lavorare con il tuo team e aggiungere grafici, metriche e molto altro.
Per quanto riguarda la gestione dei progetti, Plutio offre funzionalità quali check-list, creazione di campi personalizzati (ad esempio per i post che necessitano approvazione), commenti, descrizioni dei progetti, promemoria e data di inizio e fine dei progetti.
Plutio si rivela un ottimo alleato anche per il time tracking, caratteristica che lo distingue da molte delle piattaforme che ti abbiamo presentato in questa guida. Grazie a questa funzione, potrai tenere traccia del tempo speso per ciascun progetto, e decidere se classificarlo come fatturabile o meno.
Naturalmente, i dati saranno salvati in pratici fogli di calcolo .XLSX, che potrai successivamente modificare o inviare tramite mail.
La piattaforma ti consentirà anche di preparare ed inviare fatture in maniera semplice e veloce, con la possibilità di ricevere i pagamenti tramite PayPal e successivamente categorizzare le ricevute come pagate.
Grazie all’editor drag-and-drop, inoltre, potrai creare in maniera rapida accattivanti proposte da inviare ai tuoi clienti, i quali potranno accettarle o rifiutarle semplicemente cliccando un pulsante, facilitando in questo modo la comunicazione tra le parti.
Infine, ti segnaliamo anche la possibilità di redigere contratti direttamente su Plutio, con la possibilità di inviarli poi ai tuoi clienti tramite link. In questo modo, tutte le parti coinvolte potranno firmare digitalmente i documenti in maniera intuitiva.
Le funzionalità di Plutio non finiscono qui: grazie ai calendari condivisi e ai widget per live chat, oltre alle utili funzioni per la gestione delle inbox e per la condivisione di file e documenti con i tuoi colleghi, ogni aspetto del tuo lavoro diventerà immediatamente più facile.
I contro di Plutio: su cosa dovrebbe migliorare?
In merito alle funzionalità per la creazione e l’invio di fatture, ti segnaliamo che purtroppo le opzioni di pagamento di Plutio sono piuttosto limitate (pur essendo possibile inviare pagamenti tramite PayPal).
Alcuni utenti, inoltre, hanno espresso perplessità in merito al calendario, che non offre la possibilità di visualizzare solo i progetti attualmente in corso.
Quanto costa Plutio?
Plutio è disponibile nei piani Solo (per i singoli utenti), Studio (se hai intenzione di utilizzare la piattaforma con i tuoi clienti) e Team (se desideri lavorare in team con i tuoi collaboratori).
Il piano Solo ha un costo di 15 dollari al mese. Il piano Studio è disponibile a 20 dollari al mese, mentre il piano Team ha un prezzo di 30 dollari al mese.
Sito web di Plutio: www.plutio.com
