Anche a te, molto probabilmente, sarà capitato di dover lavorare in team.
Certo, collaborare con più colleghi per raggiungere un obiettivo comune ha sicuramente molti lati positivi: mettere insieme le idee, esperienze e personalità di ognuno per poter creare qualcosa di bello, ad esempio.
Eppure… non è tutto rose e fiori!
Lavorare in team, infatti, può spesso diventare un vero e proprio incubo logistico: anche se i colleghi vanno d’amore e d’accordo, dover gestire diverse persone che lavorano nello stesso momento a più progetti si rivela spesso una sfida davvero difficile.
Oggi a chi toccava postare su Facebook? Puoi approvarmi l’articolo che ho scritto? Oh, vedi che ti sei dimenticato di rispondere alla mail di quel cliente!
Dubbi e problemi del genere sono sicuramente all’ordine del giorno in ogni team. E se la gestione del lavoro diventa troppo difficile, ciò potrebbe avere un impatto anche sulle prestazioni della squadra, in quanto un team poco organizzato lavorerà sicuramente in modo meno efficiente.
Se anche tu lavori in gruppo e ti piacerebbe organizzare meglio i vari compiti ed avere sempre un quadro chiaro dei progressi e degli obiettivi da raggiungere, oggi vogliamo presentarti gli 8 migliori software di Project Management.
Siamo certi che, grazie a questi strumenti, lavorare in squadra diventerà davvero un gioco da ragazzi!
ClickUp
ClickUp si propone a team e imprese con un obiettivo molto ambizioso: essere un’app per sostituire tutte le altre app. Quindi, se sei alla ricerca di un modo per semplificare il tuo lavoro ed evitare di destreggiarti tra decine di tool diversi, siamo sicuri che ClickUp farà al caso tuo.
Le funzionalità più importanti di ClickUp sono 12: lista delle cose da fare, project management, documenti e wikis, fogli di calcolo, e-mail, eventi, promemoria, goal tracking, time tracking, screenshot e registrazioni, gestione delle risorse, commenti e chat.
Ciascuna di queste funzioni si propone di sostituire software, app o programmi esterni dedicati, in modo che il tuo team possa dire addio a tutte le altre piattaforme e lavorare esclusivamente su ClickUp.
Se deciderai di passare a ClickUp, avrai inoltre l’opportunità di importare dati e informazioni da altre piattaforme per la produttività, così da non dover ricominciare da zero.
Il tool consente inoltre di assegnare uno status alle tue liste: se aggiungi un nuovo compito, potrai ad esempio inserirlo nei da fare. Se invece il lavoro è finito, potrai mandarlo in revisione o contrassegnarlo come completato. In questo modo, tutti i membri del team potranno sempre vedere chiaramente a che punto sono i vari progetti.
Con ClickUp potrai anche chattare in tempo reale con i membri del tuo team, direttamente dalla piattaforma. Oltre ai messaggi, potrete condividere link, emoji o allegati.
Infine, ti segnaliamo anche che la piattaforma supporta integrazioni con oltre 1000 software esterni, e che ClickUp è disponibile anche offline scaricando l’applicazione per computer o smartphone.
Quanto costa ClickUp?
ClickUp offre è disponibile in quattro piani, di cui uno gratuito. Il piano Unlimited ha un costo di $7, il piano Business di $12, mentre per il piano Entertprise dovrai contattare il supporto clienti.
Cliccando questo link, avrai diritto al 10% di sconto sul tuo abbonamento . Riservato ai lettori di Ultimate Tools.
Sito web di ClickUp: clickup.com
Monday
Sì, lo sappiamo, i lunedì sono un incubo. Ma non lasciarti spaventare dal nome: con Monday, il primo strumento che ti presentiamo, anche i lunedì più impegnativi diventeranno molto più facili da gestire.
Monday è uno strumento incredibile, il quale offre uno spazio unico e personalizzabile per gestire ogni aspetto del tuo lavoro. Potrai scegliere modelli e template pre-impostati sulla base non solo del tuo specifico settore, ma anche degli obiettivi di cui vuoi tenere traccia (ad esempio gestione progetti, creatività e design, gestione compiti e molto altro).
Avrai la possibilità di creare eventi e progetti diversi, definendo obiettivi, scadenze e compiti per tutti i membri della tua squadra. E se i template disponibili non ti convincono, potrai anche crearne uno nuovo da zero.
Per evitare errori umani e facilitare il lavoro di tutti, inoltre, potrai impostare Automazioni per eseguire automaticamente determinati compiti, ad esempio se vuoi registrare in una particolare sezione della tua area di lavoro ogni candidatura ricevuta su Gmail.
Anche Monday, così come Asana, è compatibile con centinaia di applicazioni esterne, tra cui Teams, Outlook, Slack e Gmail.
Infine, altro punto forte di Monday è senz’altro l’efficientissima assistenza clienti, disponibile 24/7. E, se cerchi risposte ai tuoi dubbi ma non vuoi scrivere una mail, prova a dare un’occhiata ai tutorial o a partecipare ai live webinar: ce n’è uno nuovo ogni giorno!
Quanto costa Monday?
Come accennato, i prezzi di Monday variano a seconda della grandezza del tuo team.
Per chi vuole iniziare e testare il prodotto, Monday offre un piano gratuito che include fino a 3 schede di lavoro, documenti illimitati, più di 200 modelli, 8 tipi di colonna e pure l’App per iOS e Android.
I piani a pagamento Basic, Standard e Pro hanno un prezzo rispettivamente di 9, 12 e 12 euro al mese per singolo membro (per team fino a 3 utenti).
Sito web di Monday: www.monday.com
Asana
Se cerchi un software completo e semplice da utilizzare per tenere traccia degli obiettivi a lungo termine e dei task quotidiani del tuo team, non possiamo che raccomandarti Asana, uno dei tool di project management più utilizzato dalle aziende di tutto il mondo.
Con Asana potrai dividere le attività e gli obiettivi del tuo gruppo ad assegnarli a specifici membri del team, affinché tutti capiscano immediatamente a cosa devono dedicarsi.
Con la vista temporale, inoltre, avrai immediatamente una panoramica chiara dei progetti: quali sono ancora in corso? Quali sono stati portati a termine, quando, e da chi? In questo modo, tutta la squadra saprà sempre su cosa concentrarsi.
Molto interessante anche la funzione Moduli, grazie alla quale potrai creare uno spazio di lavoro per ogni obiettivo, scegliendo tra oltre 50 modelli diversi sulla base dei compiti da svolgere. Solo le persone da te selezionate avranno accesso al modulo creato, e potrai anche impostare delle regole per automatizzare i lavori ripetitivi quali l’assegnazione dei task o l’impostazione delle deadline.
Asana, inoltre, supporta integrazioni con oltre 100 piattaforme diverse: Microsoft Teams, Zoom, Google Calendar, Gmail e OneDrive sono solo alcuni dei tool compatibili con il software.
Ti segnaliamo infine che Asana dispone di utili funzionalità di analisi: potrai creare grafici e resoconti delle attività svolte, utilizzando accattivanti elementi visivi per analizzare (e condividere con il tuo gruppo) successi, problemi o ritardi nei lavori.
Quanto costa Asana?
Se sei un singolo o un team molto ridotto, potrai utilizzare Asana gratuitamente con il piano Basic.
Se, invece, il tuo team è più numeroso ed è impegnato in molti progetti diversi, allora probabilmente troverai più utili i piani Starter (a € 10,99 al mese) o Advanced (a € 24,99 al mese).
Sito web di Asana: www.asana.com/it
Trello
Il prossimo strumento che vogliamo presentarti è Trello, una delle piattaforme più efficienti e più utilizzate per la gestione del lavoro in gruppo.
La bacheca principale di Trello ti mostrerà tutti gli eventi, i progetti e le scadenze impellenti. Grazie alle liste e alle schede visualizzate in bacheca, ogni membro del team potrà avere accesso ad informazioni dettagliate sui singoli progetti semplicemente cliccando sui loro nomi.
Le diverse modalità di visualizzazione ti consentiranno di tenere traccia dei progressi nella maniera più comoda per te: potrai scegliere tra Timeline, per uno sguardo prolungato nel tempo; Calendario, per tenere traccia degli obiettivi giorno per giorno, o Tabella, per visualizzare gli obiettivi e i risultati da più di una bacheca.
Nelle schede dei singoli progetti avrai la possibilità di gestire le scadenze e fornire feedback al tuo team (o visualizzare i feedback forniti da altri), oltre che assegnare specifici task a singoli utenti.
Grazie a Butler, altra utile funzionalità di Trello, potrai inoltre automatizzare le azioni più comuni e ripetitive, in modo da concentrarti solo sugli aspetti davvero importanti: molto comodo, ad esempio, per spostare liste, mostrare al gruppo le scadenze più vicine o creare pulsanti con comandi personalizzati.
Anche Trello, infine, supporta integrazioni con i più svariati strumenti di lavoro, quali Slack, Dropbox e Google Drive.
Quanto costa Trello?
Oltre ai piani a pagamento, Trello offre anche la possibilità di creare un account Free, ideale per singoli e gruppi molto piccoli. I piani premium sono il piano Stardard ($5/utente/mese) il piano Premium ($10/utente/mese) e l’Enterprise ($17.50/utente/mese).
Sito web di Trello: trello.com
Zoho
Se lavori in team o sei semplicemente uno smartworker a tempo pieno, non potrai che adorare Zoho, il quinto strumento che vogliamo presentarti.
Si tratta di una piattaforma con decine di funzionalità diverse per supportarti non solo nel lavoro in gruppo, ma anche nella gestione del lavoro a distanza e dei contatti con i tuoi clienti.
A seconda delle funzionalità che cerchi, Zoho offre tre piattaforme diverse: Zoho CRM, uno dei migliori CRM sul mercato, pensato per gestire i rapporti con clienti e potenziali tali; Zoho Remotely, con moltissime applicazioni web e mobili per i team che lavorano da casa, e Zoho One, la piattaforma più completa delle tre, che si propone come un vero e proprio sistema operativo per il tuo team, per gestire tutte le attività importanti.
Zoho CRM Plus offre diversi vantaggi per avvicinarti al meglio ai tuoi clienti.
Grazie a Zia, la tecnologia di Zoho basata sull’intelligenza artificiale, sarai in grado di prevedere le nuove tendenze, scoprire il momento migliore per contattare un cliente e ritrovare vecchie e-mail e ticket in modo semplice e veloce. Inoltre, potrai identificare automaticamente i lead a maggiore probabilità di conversione.
Zoho CRM Plus offre anche funzionalità di live chat per la tua impresa, per gestire l’assistenza clienti e favorire l’interazione tra te e i tuoi clienti.
Inoltre, la tecnologia Blueprint ti consentirà di automatizzare i processi che collegano i team di vendita, marketing e supporto, per lavorare in maniera più agevole e migliorare l’interazione tra i vari reparti della tua azienda, al fine di fornire un servizio clienti migliore.
Naturalmente, la piattaforma sarebbe incompleta senza le numerosissime funzionalità di analisi, come ad esempio le dashboard interattive per valutare in tempo reale l’impatto di ogni decisione aziendale.
Se nell’ultimo anno hai intrapreso anche tu la strada dello smartworking, Zoho Remotely è un utilissimo set di strumenti per rendere più comode e produttive le tue sessioni di lavoro da casa.
Zoho Remotely racchiude decine di app per agevolare il lavoro in team e l’interazione con i tuoi clienti: non solo Zoho Meeting, ma anche WorkDrive, un drive condiviso solo dalla tua squadra, oltre ad Assist e Lens, che ti consentiranno di “raggiungere” virtualmente tuoi dipendenti e i tuoi clienti, per aiutarli in maniera sicura ma efficiente. Sono naturalmente incluse anche app classiche quali Writer, Sheet e Show.
Zoho One, infine, offre oltre 45 applicazioni per gestire ogni aspetto della tua attività: oltre a CRM Plus e Workplace, avrai anche accesso a Finance Plus, una piattaforma finanziaria; People Plus, per la gestione delle risorse umane, e IT Management, per allineare l’IT alle tue attività aziendali.
Quanto costa Zoho?
Come avrai capito, Zoho offre tre strumenti diversi, con piani e prezzi differenti.
Zoho Remotely è disponibile nei piani Standard (3 euro al mese per utente) e Professional (12,5 euro al mese per utente).
Zoho CRM è disponibile nei piani Standard, Professional, Enterprise e Ultimate, rispettivamente a 14, 23, 40 e 52 euro al mese per singolo utente.
Infine, Zoho One è disponibile a 37 euro al mese (per i dipendenti) o a 90 euro al mese (per gli utenti).
Sito web di Zoho: www.zoho.com
Basecamp
Se dover star dietro a centinaia di conversazioni lavorando a decine di progetti diversi sta mettendo a dura prova la tua sanità mentale, siamo certi che Basecamp, il prossimo strumento che ti presentiamo, potrà aiutarti a gestire in maniera più efficiente ogni aspetto del tuo lavoro.
Gli spazi di Basecamp potranno essere divisi sulla base dei singoli progetti, a cui potranno avere accesso solo gli utenti da te designati.
Cliccando su un progetto, leggerai immediatamente le informazioni più importanti: chi partecipa? Quali sono le scadenze? Chi sta facendo cosa, e qual è il tuo compito?
In ogni spazio, i membri potranno scambiare file, immagini, documenti e fogli di lavoro, ed avranno accesso, tra le altre cose, ad una bacheca messaggi, una lista di cose da fare e un calendario condiviso, per tenere sempre traccia delle prossime scadenze.
E se vuoi riappropriarti del tuo tempo libero, con Basecamp potrai scegliere di essere notificato solo nel tuo orario di lavoro. E se qualcuno scrive un messaggio importante di sabato? Nessun problema: Basecamp ti invierà una mail riassumendo le novità più importanti emerse durante la tua assenza.
Vuoi sapere cosa stanno facendo i tuoi colleghi (o i tuoi dipendenti) senza sembrare invadente? Allora sfrutta a pieno la funzione domande automatiche: in questo modo, tutti i membri di uno specifico progetto dovranno rispondere a quesiti scelti da te (ad esempio a cosa lavorerai oggi?), così da avere sempre una panoramica chiara degli impegni di tutti.
Basecamp ti permetterà anche di rafforzare le relazioni con i tuoi colleghi, ad esempio grazie allo spazio Campfire, un luogo virtuale work-free dove scambiare idee e opinioni con il tuo team in merito a tutto, tranne che al lavoro.
Quanto costa Basecamp?
Il piano base di Basecamp costa $15 per utente al mese e ti permette di invitare ospiti gratuitamente. In alternativa, puoi optare per l’acquisto di Basecamp Pro Unlimited, il quale ti consente di aggiungere un numero infinito di membri e costa $299 al mese.
Sito web di Basecamp: basecamp.com
Personio
Se lavori in ambito HR e cerchi un software per facilitare la gestione di dati, documenti e messaggi, ti suggeriamo di dare un’occhiata a Personio, un innovativo strumento (disponibile completamente in italiano) per la gestione delle risorse umane.
Tanto per cominciare, Personio si propone di aiutarti per il reclutamento del personale, grazie alla possibilità di pubblicare offerte di lavoro in maniera semplice e veloce e automatizzare il processo di reclutamento, prendendo in considerazione solo i candidati migliori per ogni offerta.
Per quanto riguarda la gestione delle risorse umane all’interno dell’azienda, con Personio potrai custodire tutti i documenti del personale in un unico luogo (ad esempio documentazioni digitali o calendari ferie). Il software, inoltre, ti avvertirà all’avvicinarsi di date importanti (ad esempio l’entrata in ferie di un dipendente), in modo da essere sempre sul pezzo e non dimenticare alcun evento.
Molto comode anche le funzioni per il controllo delle retribuzioni, grazie ai processi automatizzati sulla base dei dati personali e transazionali forniti dal personale stesso.
Personio si rivela estremamente utile non solo per gli addetti HR, ma anche per i dipendenti, in quanto questi avranno accesso ad un unico spazio in cui consultare informazioni importanti, caricare documenti e rivedere le proprie richieste, evitando le solite infinite conversazioni via mail.
Quanto costa Personio?
Purtroppo, è un po’ difficile fornire dei costi precisi per l’utilizzo di Personio, poichè vengono forniti in seguito ad una demo personalizzata. I due piani disponibili, Core e Core Pro, hanno costi variabili in base alla grandezza del team e alle funzioni desiderate. Sul sito del software è tuttavia possibile calcolare i costi dei singoli piani in base alla propria azienda.
Sito web di Personio: www.personio.it
Plutio
Concludiamo la nostra lista dei migliori software di Project Management con una piattaforma ideale non solo per tenere traccia dei tuoi progetti, ma anche per migliorare le relazioni con i tuoi clienti: stiamo parlando di Plutio, l’ultimo software che vogliamo presentarti.
Così come gli altri programmi di cui ti abbiamo parlato, anche Plutio offre la possibilità di creare dashboard personalizzate per ogni singolo progetto, spazi di lavoro in cui potrai lavorare con il tuo team e aggiungere grafici, metriche e molto altro.
Per quanto riguarda la gestione dei progetti, Plutio offre funzionalità quali check-list, creazione di campi personalizzati (ad esempio per i post che necessitano approvazione), commenti, descrizioni dei progetti, promemoria e data di inizio e fine dei progetti.
Plutio si rivela un ottimo alleato anche per il time tracking, caratteristica che lo distingue da molte delle piattaforme che ti abbiamo presentato in questa guida. Grazie a questa funzione, potrai tenere traccia del tempo speso per ciascun progetto, e decidere se classificarlo come fatturabile o meno.
Naturalmente, i dati saranno salvati in pratici fogli di calcolo .XLSX, che potrai successivamente modificare o inviare tramite mail.
La piattaforma ti consentirà anche di preparare ed inviare fatture in maniera semplice e veloce, con la possibilità di ricevere i pagamenti tramite PayPal e successivamente categorizzare le ricevute come pagate.
Grazie all’editor drag-and-drop, inoltre, potrai creare in maniera rapida accattivanti proposte da inviare ai tuoi clienti, i quali potranno accettarle o rifiutarle semplicemente cliccando un pulsante, facilitando in questo modo la comunicazione tra le parti.
Infine, ti segnaliamo anche la possibilità di redigere contratti direttamente su Plutio, con la possibilità di inviarli poi ai tuoi clienti tramite link. In questo modo, tutte le parti coinvolte potranno firmare digitalmente i documenti in maniera intuitiva.
Le funzionalità di Plutio non finiscono qui: grazie ai calendari condivisi e ai widget per live chat, oltre alle utili funzioni per la gestione delle inbox e per la condivisione di file e documenti con i tuoi colleghi, ogni aspetto del tuo lavoro diventerà immediatamente più facile.
Quanto costa Plutio?
Plutio è disponibile nei piani Solo (per i singoli utenti), Studio (se hai intenzione di utilizzare la piattaforma con i tuoi clienti) e Team (se desideri lavorare in team con i tuoi collaboratori).
Il piano Solo ha un costo di 15 dollari al mese. Il piano Studio è disponibile a 20 dollari al mese, mentre il piano Team ha un prezzo di 30 dollari al mese.
Sito web di Plutio: www.plutio.com
